Persondatapolitik

Persondatapolitik for Frihavnskompagniet ApS / FK Sports

Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelsespolitikken gælder for Frihavnskompagniet ApS, herefter benævnt FK Sports.

Politikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at FK Sports beskytter alle personoplysninger i overensstemmelse med betingelserne i Persondataforordningen. Politikken oplyser også om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

1. Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger
FK Sports behandler personoplysninger om:

Medarbejdere
Kunder
Leverandører

Vi har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at FK Sports kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandør- kontrakter.

2. Behandlingens formål og lovlighed
Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:

Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
Stamdata for kunder samt markedsføring, ordrer og salg
Stamdata for leverandører samt rekvisitioner og køb

Vi benytter kun personoplysningerne til de nævnte formål, og vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige til opfyldelse af formålet.

3. Opbevaring og sletning

FK Sports har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet med behandlingen.
Personoplysninger for medarbejdere slettes fem år efter endt ansættelse, og personoplysninger om ansøgere slettes efter seks måneder.

4. Datasikkerhed

FK Sports har gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre.
Computere skal have installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger skal opbevares i aflåst skuffe eller skab.
Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
Personoplysninger, som skal sendes per e-mail til ekstern modtager, sendes som sikker mail
Alle medarbejdere skal instrueres i behandling og beskyttelse af personoplysninger.

5. Videregivelse

Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder, fx SKAT og pensionsselskaber.

6. Databehandlere

FK Sports benytter udelukkende databehandlere, som kan garantere, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav.

7. Rettigheder

FK Sports varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning, og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger. Registrerede har ret til at klage til Datatilsynet.

8. Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder FK Sports hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Virksomhedens ledelse er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan FK Sports har afhjulpet eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem FK Sports behandler personoplysninger, vil vi underrette disse. FK Sports dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden.

Persondatapolitik og cookies

Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger indsamlet på hjemmeside i det følgende redegøres der for, hvordan FK Sports anvender de personlige oplysninger, som du efterlader dig og/eller afgiver, når du besøger vores hjemmesider samt anvender de forskellige tjenester på hjemmesiderne.

1. Indsamling af personlige oplysninger

Du vil altid blive informeret forud for indsamling af personlige oplysninger om dig. De personlige oplysninger, vi indsamler, kan for eksempel omfatte dit navn, din e-mailadresse, din privatadresse og lignende identifikationsoplysninger.

2. Anvendelse af personoplysninger

Personoplysninger indsamles og anvendes i forbindelse med:

Tilmelding til nyhedsbreve
Administration af kundeklub/loyalitetsklub
Administration af brugerkonti/-profiler
Deltagelse i konkurrencer eller andre events
Fremsendelse af andet markedsføringsmateriale, herunder invitationer til events
Statistik
Øvrige markedsføringstiltag

Vi gør opmærksom på, at ovennævnte brug kun finder sted, såfremt du forinden har afgivet dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven giver mulighed for, at vi kan kontakte dig uden forudgående samtykke.

Dine oplysninger bliver slettet, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af ovennævnte formål. Oplysningerne kan blive behandlet og opbevaret længere i anonymiseret form.

3. Cookies

Vi anvender cookies på vores hjemmeside, så vi kan tilbyde brugervenlige hjemmesider med information, der er relevant for dig. En cookie er en lille tekstfil, som bliver gemt i din browser. Det betyder i praksis, at vores hjemmesider kan genkende dig, når du besøger hjemmesiden igen, og at vi kan føre statistik, som fortæller, hvordan du og andre brugere anvender hjemmesiden. Første gang du besøger vores hjemmeside, får du informationen om, at vi bruger cookies.

4. Sikkerhed

Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger til sikring af, at vores interne procedurer lever op til vores høje sikkerhedspolitiske standarder. Vi bestræber os således bedst muligt på at beskytte kvaliteten og integriteten af dine personlige oplysninger.

5. Adgang til dine personlige oplysninger mv.

Du er til enhver tid berettiget til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod indsamlingen og mod den videre behandling af dine personlige oplysninger, ligesom du har ret til at få berigtiget, slettet eller blokeret dine personlige oplysninger.

6. Links til andre hjemmesider mv.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede sites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers hjemmesider eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personlige oplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, opfordres du til at læse indehavernes politik med hensyn til beskyttelse af personlige oplysninger samt andre relevante politikker.

7. Ændring af oplysninger mv.

Hvis du ønsker, at vi opdaterer, ændrer eller sletter personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, ønsker at få adgang til de personoplysninger, der behandles om dig, eller ikke ønsker at modtage flere meddelelser fra os, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående retningslinjer, kan du rette henvendelse til os.

Den gældende privatlivspolitik kan til enhver tid findes på vores hjemmeside. Eventuelle ændringer, justeringer, revideringer m.v. vil være gældende fra tidspunktet for offentliggørelse på hjemmesider.

Sådan kontakter du os

For yderligere oplysninger om vores praksis for beskyttelse af personlige oplysninger bedes du kontakte: Frihavskompagniet ApS, Bødkervej 20, 4300 Holbæk, tlf 39 27 06 44

Opdateret 23. oktober 2018